Hallinnolliset rutiinit jäävät monessa yhdistyksessä ja yrityksessä kiireellisempien asioiden jalkoihin. Erityisesti kulttuurialalla, missä resurssit ohjautuvat ensisijaisesti taiteelliseen työhön, hallintoa tehdään usein vain välttämättömän verran. Tämä tarkoittaa, että monissa organisaatioissa esimerkiksi palvelusopimukset, maksut ja kulurakenteet jäävät vuosien varrella tarkistamatta.

Onko teillä edelleen käytössä IT-palvelut, pankkipalvelut, vakuutukset tai muut sopimukset, jotka on solmittu vuosia sitten laajempien hankkeiden tai kiireisempien projektikausien aikana? Jos näin on, voi olla hyvä hetki pysähtyä ja arvioida, vastaavatko ne enää organisaation nykyisiä tarpeita ja markkinahintaa.

Kilpailuttaminen säästää rahaa ja selkeyttää kuluja

Säännöllinen palveluiden kilpailuttaminen voi tuoda merkittäviä säästöjä. Esimerkiksi:

• Pankkipalvelut: Tilimaksut, lainakulut ja maksuliikenteen kulut voivat vaihdella huomattavasti eri palveluntarjoajien välillä.
• Vakuutukset: Tarpeettomat tai ylimitoitetut vakuutukset voivat nostaa vuosittaisia kuluja sadoilla euroilla.
• IT-palvelut: Verkkosivujen ylläpito, sähköpostipalvelut ja lisenssit voivat olla huomattavasti edullisempia nykyisillä hinnoilla kuin sopimuksen solmimishetkellä.
• Kirjanpito- ja hallintopalvelut: Etenkin pienten organisaatioiden kannattaa varmistaa, että palveluntarjoajan hinta ja laatu kohtaavat, ja että palvelut vastaavat todellisia tarpeita.

Miten kilpailuttaminen kannattaa toteuttaa?

1. Kartoitus: Käy läpi kaikki organisaation nykyiset sopimukset ja jatkuvat kulut.
2. Tarpeiden arviointi: Mieti, mitkä palvelut ovat välttämättömiä ja mitkä voisi yhdistää tai jättää pois.
3. Tarjousten pyytäminen: Kysy vähintään 2–3 tarjousta eri palveluntarjoajilta.
4. Neuvottelu nykyisten kumppaneiden kanssa: Usein jo pelkkä kilpailuttaminen voi johtaa parempiin ehtoihin nykyiseltä palveluntarjoajalta.
5. Uuden sopimuksen solmiminen ja seuranta: Muista arvioida myös sopimusehdot ja mahdolliset piilokulut ennen päätöstä.

Kilpailuttaminen ei ole vain säästötoimi – se on myös hallinnon selkeyttämistä.

Rahan säästäminen on tärkeää, mutta kilpailuttamisen hyödyt eivät rajoitu pelkästään kulujen pienentämiseen. Se auttaa myös:

• Vähentämään hallinnollista taakkaa, kun vanhentuneet ja turhat sopimukset karsitaan pois.
• Selkeyttämään budjetointia ja talousseurantaa.
• Parantamaan palveluiden laatua ja tehokkuutta.

Jos kilpailuttaminen tuntuu työläältä tai aikaa vievältä, Artmin voi auttaa kartoittamaan ja kilpailuttamaan organisaationne hallinnollisia palveluita. Ota yhteyttä, niin etsitään yhdessä paremmat ja kustannustehokkaammat ratkaisut!

Säästötakuu: jos tarkastuksessa ei löydy säästökohteita, en laskuta mitään.